Komunikacja na polu klient – wykonawca. Czyli jak zacząć delegowanie zadań?

Na polu komunikacyjnym klient (zlecający) – pracownik (podwykonawca) nie może być żadnych „szumów”. Do zadania wykonawcy należy dopytanie, dopracowanie szczegółów. Delegowanie zadań, komunikacja

Współpracuję z bardzo różnymi osobami. Tak wiele jest stylów pracy jak wielu jest ludzi. Każdy ma inną osobowość, inne mocne strony, inne techniki pracy i zarządzania. Dzięki temu świat jest taki różnorodny!

Jednakże, współpraca z każdym człowiekiem wymaga innego podejścia, innych metod i innych umiejętności. Nie znoszę szkoleń pt. „typy klientów”, bo mocno szufladkują wszystkich uczestniczących w procesie. Wielu się ze mną nie zgodzi, bo w końcu te metody opracowane są przez specjalistów i testowane przez dziesiątki lat. Niemniej jednak, w swojej pracy, zarówno w obsłudze klienta, jak i teraz, bardziej specjalistycznej, nie spotkałam się z dwoma identycznymi typami osobowościowymi. Co więcej, sama nie znoszę, gdy ktoś próbuje mnie etykietować. W zależności od potrzeby, zadania, usługi, zależnie od podejścia i poziomu obsługi, od rodzaju kanału komunikacji, zachowujemy się inaczej. Inaczej odnosimy się do konsultanta z call center w banku, inaczej do pani ekspedientki w sklepie, a jeszcze w inny sposób do lekarza. Nasze zachowania weryfikuje nie tylko nasz charakter, ale i cel kontaktu, poziom emocjonalny i inne czynniki przejściowe, np. ból głowy, niskie ciśnienie czy po prostu zmęczenie.

Podobnie ma się to do zlecania i delegowania zadań. Każda osoba w inny sposób komunikuje polecenia. Wielu nie potrafi tego robić wcale. Czasami spotykam się z opiniami, że ktoś, mimo że teoretycznie potrzebowałby pomocy w postaci wirtualnej asystentki, nie wie jak oddelegowywać polecenia i mówić o tym, czego oczekuje. Zdarza się, że już próbował, jednakże komunikacja nie przebiegała należycie i ze współpracy nic nie wyszło.

Komunikacja na polu klient (zlecający) – pracownik (podwykonawca) nie może być zakłócona przez żadne „szumy”. Do zadania wykonawcy należy dopytanie, dopracowanie szczegółów.

Idealnie jest, gdy sytuacja jest konkretna i klarowna: polecenie sprecyzowane w jasny sposób, podane wszystkie oczekiwane rezultaty, które chcesz osiągnąć oraz cele wykonania danego zadania. Jeśli podasz do czego chcesz wykorzystać uzyskane informacje lub tekst i w jakim stylu lub do kogo ma być skierowany, wtedy masz pewność, że taki efekt zostanie osiągnięty. Jeśli potrzebujesz oferty na stronę internetową to o tym powiedz. Jeśli ta oferta ma być wykorzystana w folderze drukowanym, albo ulotce (w formie hasła), to również o tym poinformuj. Zakomunikuj kiedy Twoimi odbiorcami mają być młodzi ludzie a kiedy np. przedsiębiorcy. Lepiej podać za dużo szczegółów niż za mało.

Dobrą asystentkę poznasz zaś, po tym jak zadaje pytania 😉 To moje zadanie – dopytać, potwierdzić a w razie czego poprawić.

Czasami muszę dopytywać o szczegóły jakiegoś zadania kilka razy, ale dzięki temu wszystko dopinam na ostatni guzik. Potem dopytuję o akceptację efektu – a przynajmniej tak robię kilka pierwszych razów, dopóki nie poznam stylu i charakteru klienta.

Zdarza się, że pracuję z wizjonerami, którzy snują plany, co chcą osiągnąć poprzez dane zadanie, ale nie podają konkretów jak naprawdę ma to wyglądać. To moje zadanie dopytać, uszczegółowić, ewentualnie podać próbkę i przykłady. Nie mogę mieć pretensji o to, że ktoś ma taką a nie inną osobowość. Wręcz przeciwnie, różne charaktery decydują o tym, jakie ktoś zawody wykonuje, co wnosi od siebie. To tak, jakby wymagać, żeby informatyk kaligrafował, lub pani psycholog zrobiła własną stronę www. Przecież najczęściej taka osoba nawet nie wie jaki tusz do tej kaligrafii zakupić albo co to jest hosting i domena. Ja za to nie wiem jak poprowadzić sesję terapeutyczną lub napisać kod do sklepu internetowego. Po to mamy specjalistów i oddelegowujemy zadania, na których się nie znamy lub nie mamy na nie czasu.

Takie współprace mają szanse na długofalowość i owocne rezultaty zarówno dla klienta jak i asystentki. Ja często, podejmuję się zleceń, które wymagają ode mnie nowych umiejętności i poświęcenia więcej czasu na naukę i opanowanie np. nowych programów, czytanie artykułów itp. poza ustalonym, opłaconym czasem. Robię tak, kiedy dana współpraca ma zadatki długotrwałości lub gdy zleceniodawca jest konkretny i wie, czego chce. W ten sposób mam szansę nauczyć się czegoś nowego w miłej atmosferze i w perspektywie zwrotu w przyszłości.

Podsumowując, zlecając zadanie napisz co ma być wykonane, w jaki sposób, w jakim celu. Zawsze wyznacz deadline. Dobra asystentka dopyta o to, co niezbędne.

 

Uważasz ten wpis za wartościowy ? Podziel się nim i udostępnij! Zostaw też komentarz, jeśli masz ochotę.

 

Posted on 10 września 2017 in dla przedsiębiorców, dla WA, wirtualna asystentka, współpraca

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o
Back to Top

Ta strona korzysta z plików cookie, aby zapewnić Ci jak najlepsze wrażenia z przeglądania. Jeśli wyrażasz zgodę zaakceptuj. Więcej informacji.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close