Wirtualna Asystentka – kiedy ją zatrudnić?

Zatrudnienie stacjonarnego pracownika na pełen etat jest drogie i obwarowane mnóstwem przepisów. Dlatego korzystniejszym i tańszym rozwiązaniem jest współpraca z Wirtualną Asystentką. Ale kiedy zatrudnić Wirtualną Asystentkę?

Na pewnym etapie rozwoju działalności potrzebujesz wsparcia – grafik jest wypełniony po brzegi, a potencjalni klienci zniechęcają się i przechodzą koło nosa – zazwyczaj do konkurencji. Potrzebujesz pomocy! Dane mówią jasno*: samozatrudnieni eksperci nie zatrudniają – i nie delegują zadań. Już ta jedna zmiana może dać Ci ogromną przewagę nad konkurencją! Zmień statystyki i zacznij delegować pracownikom zdalnym! Ale łatwiej powiedzieć, niż zrobić, prawda?

VA – opłacalna alternatywa dla pracownika stacjonarnego.

Wirtualne Asystentki mogą w praktyce pomóc rozwijać biznes w każdej branży. Ale nie o branżę tu chodzi – a o etap rozwoju Twojego biznesu. Na jakim etapie jest Twoja firma? I jak może Ci pomóc współpraca z VA?

Zastanów się, czy Twoja firma dojrzała do współpracy z WA. Nie ważne czy otwierasz włoską restaurację, salon fryzjerski czy jesteś samozatrudnionym ekspertem działającym on-line – jeśli jesteś mikroprzedsiębiorcą Twój biznes prawdopodobnie przejdzie przez podobne fazy – takie jak w przygotowanej infografice.

Infografika kiedy zatrudnić wirtualną asystentkę VA oraz fazy rozwoju firmy, biznesu i mikroprzedsiębiorstwa

1. FAZA POMYSŁU

Przedsiębiorca:

Pomysł na biznes zaczyna nabierać kształtów. Ekscytacja miesza się z niepewnością, twarde dane z biznes planu mieszają się z ulotnymi marzeniami. Podczas gdy w technologicznych startupach FAZA POMYSŁU jest jedną z ważniejszych – w mikroprzedsiębiorstwach trwa ona znacznie krócej. Kosztorys, research konkurencji, ewentualnie szukanie źródeł finansowania czy lokalu do prowadzenia działalności. Potem już tylko rejestrujemy działalność gospodarczą i zaczynamy.

VA:

Na tym etapie nikt nie zatrudnia VA. Cała odpowiedzialność i wysiłek spoczywa na samym przedsiębiorcy.

 

2. FAZA STARTU i PRZETRWANIA

Przedsiębiorca:

Szukamy i obsługujemy pierwszych Klientów i pierwsze zlecenia. Organizacja jest bardzo prosta – nawet jeśli zatrudniliśmy jednego lub dwóch pracowników szeregowych (kelnerki w restauracji, pomocników w firmie budowlanej) to i tak firma jest tożsama z właścicielem. Systemy i planowanie praktycznie nie istnieją – jedyna strategia firmy to zapłacić wszystkie zobowiązania i utrzymać się na powierzchni. Jest to trudna faza – jedna na trzy firmy w Polsce nie przetrwało pierwszego roku działalności.*

Po kilku miesiącach, wraz ze zdobyciem paru stałych Klientów, pojawiają się pytania o zyski i dalszy rozwój firmy. Właściciel zaczyna myśleć o budowaniu biznesu, ale jeszcze nie o skalowaniu. W rzeczywistości warto jednak już tutaj zacząć się przygotowywać do kolejnej fazy i zacząć szukać wsparcia ZANIM zaczniemy go potrzebować.

VA:

W fazie startu i przetrwania VA jest pomocna na zasadzie projektowej, głównie w zakresie marketingu – stworzenie strony Internetowej i wizytówki w Google, zaprojektowanie ulotek, itp. Coraz więcej przedsiębiorców widzi, że samozatrudnione Wirtualne Asystentki są w tym zakresie tańsze od agencji reklamowych, a jakość dostarczanej przez nie pracy jest więcej niż zadowalająca.

Poza działaniami projektowymi przedsiębiorca nie ma jeszcze płynności finansowej, żeby zatrudnić VA nawet w małym zakresie godzin – widzi takie działanie jako wydatek a nie inwestycję.

 

3. FAZA EKSPANSJI

Przedsiębiorca:

Jeśli Klienci widzą konsekwencję w jakości usług, chęć rozwoju i pasję u ludzi zaangażowanych w firmę – będą przychodzili po więcej i powiedzą o tym swoim znajomym. Faza ekspansji to ten moment, kiedy nagle przedsiębiorca i jego firma nabiera wiatru w żagle. Grafik jest już prawie wypełniony po brzegi i przestajemy się martwić o zyski.

Ta faza spontanicznego rozwoju i ekspansji jest często przedzielona naturalnymi minikryzysami – pierwszy, tzw. „Zadyszki i korekty”, kiedy przychodzi pierwsza klęska urodzaju i bierzemy zbyt dużo zleceń, albo „kryzys zarządzania”, kiedy coraz bardziej myślimy o skalowaniu biznesu, a nie tylko o jego budowaniu. Pojawia się potrzeba zatrudnienia odpowiedzialnych osób, które przejmą nie tylko rolę szeregowych pracowników, ale zaczną tworzyć struktury i systemy. Kiedy zatrudnić Wirtualną Asystentkę? Właśnie na tym etapie rozwoju.

VA:

Faza ekspansji to ten moment kiedy przedsiębiorca albo zacznie delegować, albo naturalnie dojdzie do limitu swoich możliwości i sam sobie zaciągnie hamulec ręczny. Często jednak przedsiębiorcy nie wiedzą, że istnieje ktoś taki jak Wirtualna Asystentka i delegowanie częściowe. Nie stać ich na zatrudnienie pomocy na pełen etat, nie potrafią delegować, więc skupiają się na działaniach operacyjnych zamiast na strategicznym rozwijaniu biznesu i budowaniu przychodu pasywnego.

Na tym etapie rozwoju VA może przejąć cały wachlarz zadań od przedsiębiorcy – od zadań marketingowych i administracyjnych, po obsługę klienta a nawet niektóre zadania operacyjne. Warto dbać o Klienta o stałą współpracę, żeby pomoc nie była tylko doraźna.

 

4. POZYTYWNA STABILIZACJA

Przedsiębiorca:

Firma jest rozpoznawana na rynku, ma ugruntowaną bazę klientów i – w przypadku biznesów stacjonarnych, jak np. salony fryzjerskie – zgrany zespół – jednak w porównaniu z poprzednią fazą rozpęd zaczyna słabnąć. Oczywiście pozytywna stabilizacja może trwać miesiącami, a nawet latami – ale mądry przedsiębiorca widzi, że prawda jest jednak inna. Zadaniem firmy jest wzrastać. Firma, która się nie rozwija, jest chora. Dlatego firmę czeka albo stagnacja i dryfowanie w stronę mielizny naturalnej śmierci, albo poważny kryzys – zakończony nowym rozwojem lub katastrofą.

VA:

To na tym etapie mikroprzedsiębiorca decyduje, czy on pracuje w firmie, czy firma pracuje dla/na niego. A delegowanie zadań Wirtualnej Asystentce może być inwestycją, która prowadzi do skalowania biznesu i jest pierwszym krokiem do przychodu pasywnego.

Jej zadania coraz bardziej zamieniają się w zadania Wirtualnej Managerki – jest odpowiedzialna za procesy w firmie i myśli o biznesie Klienta jak o swoim własnym.

 

5. KRYZYS – ZMIANA KURSU, DRYFOWANIE LUB ZATONIĘCIE

Przedsiębiorca:

Musi odpowiedzieć sobie na ważne pytania związane z długoterminowymi planami jakie ma w stosunku do biznesu i samego siebie. Jedno jest pewne – jeśli nie idziemy na przód, to automatycznie zaczynamy się cofać, a status quo będzie utrzymany tylko tymczasowo. Prędzej czy później pojawi się kryzys – np. konkurencja z dużym budżetem lub nowa technologia, która zmiecie firmę z rynku. Dlatego na tym etapie czeka zmiana – na lepsze lub gorsze.

VA:

Pomoże przy ekspansji na nowe nisze stosując wszystkie swoje umiejętności. Zaufana i doświadczona VA może służyć jako źródło inspiracji. Jako Wirtualna Managerka może przejąć całe projekty pomagające w rozwinięciu firmy.

 

Źródła:

* Raport o stanie małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce – Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa 2019 – dostępny pod adresem
https://www.parp.gov.pl/storage/publications/pdf/2019_07_ROSS.pdf

„Polski sektor przedsiębiorstw jest zdominowany przez mikroprzedsiębiorstwa, których udział w strukturze wszystkich przedsiębiorstw wynosi aż 96,5%. Na przestrzeni ostatnich lat nastąpił wzrost liczby mikrofirm. Obecnie jest ich ponad 2 mln.

W 2017 r. powstało i rozpoczęło działalność 271 813 przedsiębiorstw. Do 2018 r. na rynku aktywnych było 180 123 z nich. Dane te pokazują, że pierwszy rok działalności przeżywają w Polsce nieco ponad dwie na trzy firmy (spośród firm założonych w 2017 roku do 2018 przetrwało 66,3%).

Podobnie wysoki udział charakteryzuje polskie mikrofirmy, gdy pod uwagę weźmiemy liczbę pracujących w poszczególnych klasach wielkości przedsiębiorstw. Podmioty mikro generują 40% miejsc pracy w całym sektorze (liczba pracujących w takich firmach wynosi blisko 4 mln osób). Większość mikroprzedsiębiorstw to firmy jednoosobowe, a przeciętna liczba zatrudnionych w tej grupie podmiotów to ok. 1,4 mln osób.

Mikroprzedsiębiorstwa w 2017 r. były miejscem pracy dla przeciętnie dwóch pracujących oraz dla niespełna jednego zatrudnionego (0,7). Jednocześnie im młodsze jest przedsiębiorstwo, tym mniej osób w nim pracuje, a w najkrócej działających podmiotach zatrudnienie jest marginalne. Dopiero w starszych firmach, działających na rynku powyżej 5 lat, liczba pracujących w przeliczeniu na jedno mikroprzedsiębiorstwo przekracza 2 osoby.”

 

Znacznie upraszczając – na 10 mikroprzedsiębiorstw, tylko trzy – oprócz aktywnego zawodowo, głównie samozatrudnionego, właściciela – mają dodatkowego pracownika. I to po kilku latach. W pierwszym roku na 10 statystycznych mikroprzedsiębiorstw, tylko 0,7 firmy zatrudnia kogoś dodatkowo.