Deleguj – jak zwiększyć efektywność w pracy i nauczyć się delegować zadania.

Deleguj - Internet Beta

Delegowanie to umiejętność, której można się nauczyć.

O tej sztuce opowiadałam ostatnio (19.09.18) na konferencji Internet Beta w podrzeszowskim Tyczynie. Oto transkrypcja mojej prelekcji. Zapraszam.

 

Moja przygoda z delegowaniem zadań, a raczej z oddelegowywaniem mi zadań rozpoczęła się kilka lat temu, kiedy zaczęłam pracować jako wirtualna asystentka. Od tamtego czasu pracowałam z dziesiątkami przedsiębiorców, którzy – w lepszy lub gorszy sposób – starali się zlecać mi różne zadania. I przez te kilka lat zauważyłam dwie rzeczy:

  • Po pierwsze – 95% z tych osób, po tym jak zaczęły zlecać mi część swoich obowiązków, na dłuższą metę mogła pochwalić się zwiększeniem efektywności w pracy. Mierzalnie zwiększyły się także ich zarobki. Poza tym – co dla niektórych było bardzo ważne – zdobyli większą ilość tzw. czasu wolnego i poprawili ogólnie pojęty dobrostan.
  • Po drugie – 95% procent z nich wprost przyznaje, że ma trudności z delegowaniem.

No właśnie. Przedsiębiorcy nie potrafią delegować zadań. A freelancerzy – szczególnie.

 

W życiu każdego człowieka są cztery bardzo kosztowne słowa. Pierwsze z nich to “zapomniałem”. Trzy pozostałe to “nie miałem czasu”.

Prędzej czy później każdy przedsiębiorca, poważnie myślący o swoim biznesie, zacznie się nad oddelegowaniem części obowiązków zastanawiać. Zwykle w momencie, kiedy syndrom superbohatera doprowadzi go na skraj fizycznego wyczerpania i wypalenia zawodowego.

Wiecie, o czym mówię. O tym nierealnym marzeniu, że można zrobić wszystko samemu. Że wszystko zrobimy najlepiej (przeczytaj mój wpis o Delegowaniu – Nie być jak Zosia – Samosia)

 

Właśnie przez ten syndrom superbohatera, wielu polskich przedsiębiorców, myśli, że:

  • jeśli można zaoszczędzić trochę pieniędzy samemu wykonując jakieś konkretne zadania, to zawsze warto je wykonać samemu.
  • jeśli nie umiesz wykonać tych zadań, zawsze warto poświęcić czas, (a już zwłaszcza czas przeznaczony na przyjemności, odpoczynek lub bliskość z rodziną), żeby nauczyć się jak je wykonywać.
  • takie zachowanie jest nie tylko dobre, ale wręcz wzniosłe. Pewnie czujesz, że pomimo zmęczenia jesteś przez to lepszy i wytrwalszy od innych, a przy tym nie przyjmujesz żadnej krytyki swojego działania, nawet ze strony najbliższych.
  • czasami nawet oszukujesz się, że mimo pracy całymi dniami przynajmniej nie jesteś jak te przysłowiowe szczury w wielkich korporacjach, bo w twoim jednoosobowym biznesie, to ty jesteś sobie szefem.

Znacie to?

 

Co to jest to delegowanie? I co można oddelegować?

To zwiększenie efektywności przez oddanie tych bardziej nużących obowiązków z otoczenia naszego biznesu, które są nieodzowne ale niekoniecznie przeliczają się na bezpośrednie zarobki.

To oddanie tych wszystkich zadań, które sprawiają Ci największą trudność, na które nie masz czasu, bądź nauczenie się ich zajmie Ci więcej czasu niż warty jest zysk.

To zlecenie tego, co Cię nuży i sprawia, że usypiasz nad zadaniem, bądź po prostu nie masz na nie czasu.

  • Może jesteś freelancerem i ekspertem, który próbuje skalować swój biznes poprzez vloga i kursy online, ale nie nadąża z researchem?
  • Może jesteś przedsiębiorcą, który chce popracować nad marką osobistą i buduje właśnie internetowe portfolio, żeby zachęcić odbiorców z wyższej półki?
  • A może samodzielnie prowadzisz sklep internetowy i z nadmiaru zamówień nie masz kiedy odpowiadać na zapytania na mediach społecznościowych?
  • Może jesteś specjalistą od sprzedaży. A może marketerem lub ekspertem od social media?

Twoje zadania w ramach prowadzonej działalności można podzielić na dwie grupy. Pierwsza to te, które stanowią kluczowe aspekty prowadzonego biznesu – wszystko to co przynosi Klientów. A druga to cała gromada mniej ważnych spraw, które jednak są istotne. Bez nich firma nie może funkcjonować ale pochłaniają one mnóstwo naszego czasu. Wszystkie te dodatkowe rzeczy mogę oddelegować komuś kto wykona je taniej, a samemu skupić się na tym, co przynosi mi zysk. Mając więcej czasu, mogę obsłużyć więcej Klientów – w końcu skalować biznes można albo podnosząc ceny, albo zwiększając liczbę odbiorców, prawda?

No to skoro to takie łatwe, to dlaczego jest tak dużo przedsiębiorców, którzy próbują zrobić wszystko sami. Robią to kosztem zdrowia, bliskich i przede wszystkim swojego rozwoju.

 

Delegowanie jest trudne, ponieważ wymaga zmiany myślenia o nas i naszej roli w firmie.

Na czym ono polega? Podam przykład.

Wiecie co motywuje wiele osób do założenia własnej działalności gospodarczej? Chęć ucieczki z etatu. Ludzie nie chcą siedzieć w biurze, pracując dla kogoś, więc zakładają firmę. Ale ich sposób myślenia jest nadal taki sam. Zachowują się, jakby nadal pracowali na etacie. Po prostu różnica jest taka, że na tym akurat etacie sami sobie opłacają ZUS. Zamiast myśleć o tym, że prowadzimy i rozwijamy biznes nadal tylko wykonujemy powierzone nam zadania.

Rezultatem są przypadkowe zlecenia. Klienci, którzy nijak pasują do naszego wymarzonego portfolio. Praca z miesiąca na miesiąc, żeby tylko zostać na powierzchni.

 

Kluczem do tej zmiany myślenia, jest spojrzenie na siebie, nawet działającego jako jednoosobowy ekspert, jednoosobowa marka, jak na przedsiębiorstwo.

Takie przedsiębiorstwo posiada ograniczone zasoby. Nie tylko zasoby materialne i środki finansowe. Ale przede wszystkim – czas. Naszym zadaniem jest jak najbardziej efektywne zarządzanie tymi zasobami. Dlatego warto oddelegowywać wszystkie czynności i zadania, których koszt jest niższy od naszej stawki godzinowej. A zaoszczędzony czas możesz poświęcić na zdobywanie Klientów i prestiżowych zadań z wyższej półki. Albo po prostu na zdobywaniu większej ilości zleceń, których część oddamy do zespołu.

Najbardziej niebezpieczny moment dla przedsiębiorcy to ten, kiedy jest „w porządku”. Przecież jest ok! Klienci są, zarabiamy zadowalająco ponad średnią krajową – jest „w porządku”. Zarabiamy na siebie, na kredyt, na rodzinę – jest „w porządku”. Taki efekt „złotych kajdanek” może pojawić się na każdym naszym etapie – na początku kariery czy po dziesięciu latach. Praca z miesiąca na miesiąc, bez perspektywicznych planów.

 

Dlatego delegowanie jest trudne – ponieważ ciężko jest kierować innymi, kiedy samemu nie wiemy w jakim kierunku zmierzamy.

Jeśli z drugiej strony – znamy swój cel, i wszystkie kroki jakie musimy podjąć żeby go osiągnąć – bez problemu zidentyfikujemy te sprawy, którymi mogą zająć się inni. Oczywiście dochodzi do tego potrzeba rozwinięcia samej kompetencji jaką jest delegowanie i zarządzanie ludźmi. Ale to właśnie zmiana tego systemu myślenia o swojej roli w firmie jest zawsze pierwszym krokiem. Nie delegując zadań i „robiąc wszystko najlepiej”, polscy przedsiębiorcy bardzo często nie są właścicielami, a raczej własnością swoich biznesów.

 

Rynek i gospodarka

Druga kwestia, która polskiemu przedsiębiorcy utrudnia delegowanie to dosyć skomplikowany system zatrudniania ludzi. Rynek chroniący pracownika coraz bardziej zniechęca do umów o dzieło i umów zlecenie, promując pełne etaty na czas nieokreślony, co z oczywistych względów jest poza zasięgiem wielu działających w pojedynkę ekspertów.

Dlatego jedną z rzeczy, do których chcę namówić wszystkich, których praca zaczepia o Internet i technologię, jest to, żeby już na początku swojej działalności nie tylko delegowali, ale delegowali pracownikom zdalnym.

 

Wirtualna Asystentka

Pracujący zdalnie specjaliści, jak choćby Wirtualne Asystentki, które coraz częściej zamieniają się w kompetentnych project managerów, są świetnym rozwiązaniem.

VA może przejąć część twoich zadań, nad którymi rutynowo spędzasz kilka godzin, albo może pomóc przy jednorazowych zleceniach, na które akurat nie masz czasu (albo ochoty!).

Skorzystanie z usług wirtualnej asystentki, która jest samozatrudniona, wyklucza konieczność zatrudniania jej na pełen etat i ponoszenia dodatkowych kosztów z tym związanych (ZUS, itp.). Nie potrzebujesz biura, w którym zorganizujesz jej fizyczne miejsce pracy. Tymczasem rachunki i faktury za usługi VA mogą być ujęte w kosztach prowadzenia działalności. Dodatkowo – możesz wykupić pakiety godzin tylko na te okresy, w których potrzebujesz pomocy. Jeśli twój sezonowy biznes zwalnia, nie musisz płacić swojej asystentce.

Znalezienie odpowiedniego pracownika na pełen etat jest trudne i nie tanie. Ale ZWOLNIENIE zatrudnionej osoby może być równie drogie i problematyczne. Z pracownikiem zdalnym – nie masz tego problemu. Po prostu kończycie współpracę i tyle. Koniec kropka.

 

Co możemy oddelegować VA?

Mówi się, że jak ktoś jest od wszystkiego to jest do niczego. W przypadku VA nie do końca się to sprawdza. Co prawda, nikt nie wie i nie umie wszystkiego, ale cechą charakterystyczną tego zawodu jest duża wszechstronność. Każda z nas ma swoje specjalizacje – nisze, w których działa najprężniej. Zajmujemy się jednak wieloma obowiązkami w firmach swoich klientów.

Co więc można nam oddelegować?

  1. zadania marketingowo – sprzedażowe: np. tworzenie, zarządzanie stronami www, social media, prowadzenie aukcji w internecie, w ograniczonym stopniu obsługa sklepów internetowych i fotografii produktowej, prowadzenie blogów, obróbka podcastów i vlogów, ogólnie pojęty customer service (zwłaszcza opieka nad kluczowymi klientami), email marketing, landing pages, etc.;
  2. typowe zadania administracyjne, takie jak odbieranie telefonów, odpowiadanie na emaile, proste tłumaczenia, umawianie spotkań;
  3. zadania kreatywne: projektowanie graficzne, copywriting, ghost writing, content design, (np. zawartość strony internetowej, artykuły na bloga, stworzenie infografiki, grafiki na koszulki, banery itp.);
  4. research i badania: znalezienie ofert nieruchomości, potencjalnych odbiorców usługi klienta,

i wiele innych…

 

Ważne, żeby zainwestować pieniądze w pomoc, po to, żeby zarobić ich docelowo jeszcze więcej, poświęcić czas na zlecenie zadań, żeby mieć więcej czasu. Nie być sobie samemu kapitanem, sterem i okrętem. Innymi słowy pamiętajcie:

WORK HARD, BUT DELEGATE HARDER.

Albo raczej: Pracuj efektywnie, deleguj efektywniej!

 

 


Jeśli uważasz ten wpis za wartościowy, będzie mi miło, jeśli podzielisz się swoja opinią udostępniając go publicznie. Pomagasz w ten sposób rozwijać się tej witrynie.


Twój biznes stoi w miejscu? Potrzebujesz wsparcia? Zatrudnij Wirtualną Asystentkę! Zapraszam serdecznie do kontaktu, to może być twój pierwszy krok do sukcesu!

mój e-mail: info@pomocdlabiznesu.pl

 

Posted on 22 września 2018 in delegowanie zadań, dla przedsiębiorców, wirtualna asystentka

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o
Back to Top

Ta strona korzysta z plików cookie, aby zapewnić Ci jak najlepsze wrażenia z przeglądania. Jeśli wyrażasz zgodę zaakceptuj. Więcej informacji.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close