Delegowanie zadań. Czy ma sens i jak zacząć?

delegowanie, delegowanie zadań, współpraca

Przytłacza Cię natłok pracy? Twoja lista pęka w szwach, a Ty masz wrażenie, że brakuje Ci doby? Zatem czas na zatrudnienie asystentki! Część zadań zlecisz jej i problem z głowy.

Brzmi pięknie? Zbyt pięknie. Zbyt pięknie i dla klientów i dla nas, asystentów.

Co to jest to delegowanie zadań?

Wiedz, że żadna duża marka nie osiągnęłaby sukcesu, gdyby jej szef wszystko robił sam. Każdy przedsiębiorca wchodząc na rynek, początkowo działa samodzielnie. Do pomocy ma najwyżej księgową 😉 Ale przychodzi moment, gdy po prostu brakuje czasu i rąk do pracy. Jeśli chcemy się dalej rozwijać, mamy ambicje i aspiracje, to musimy nauczyć się delegować zadania.

Wcale w tym celu nie musimy zatrudniać na etat pracowników. Od tego są freelancerzy. Graficy, którzy podrasują nam stronę, spece od reklamy, podwykonawcy, a w końcu i asystenci, sekretarki, również wirtualni. Większość z tych usługodawców posiada w swojej ofercie pakiety godzinowe (ja również), albo konkretne stawki za poszczególne zadania, np. za copywriting.

Do tego, by zacząć delegować zadania, potrzeba kilku zasad:

Po pierwsze: Dojrzałość

Jeżeli uważasz, że wszystko sam robisz najlepiej, a Twoja potrzeba kontroli przewyższa potrzebę rozwoju, to nie szukaj pomocnika. Żaden tego nie wytrzyma 😉 Oczywiście, początkowo nawet należy sprawdzać każde, nawet drobne zadanie, ale nie przesadzaj. Zdarzyło mi się pracować dla Klientki, która delegowała mi pisanie tekstów, ale wszystkie lądowały w wersjach roboczych – bo i tak publikowane były jej własne. I nie chodziło bynajmniej o to, że moje były kiepskie. Po prostu, jak sama przyznała, jej potrzeba kontroli była zbyt duża. Dodała sobie w ten sposób pracy zamiast ułatwić prowadzenie firmy.

Daj sobie i asystentce szansę. Pakiety godzinowe są różnej wielkości i zawsze możesz wykupić najmniejszy, jako okres próbny dla Ciebie i potencjalnego pracownika. A jeśli to nie wypali, to nie marnuj swojego czasu 😉

Pamiętaj jednak, że postęp jest lepszy niż ideał!

Po drugie: Jasne wytyczne

Zlecając zadanie, przede wszystkim określ jakich efektów oczekujesz, wypracujcie wspólny model i zasady współpracy. Ustalcie czas na feedback, ewentualne poprawki. Nie wyobrażam sobie, że po kilku tygodniach nagle Klient odsyła mi napisany tekst i wymaga poprawek, no chyba że na taki długi czas się umówimy.

Jako doświadczona wirtualna asystentka, bardzo często domyślam się, jaki ma być wymarzony efekt końcowy. Jestem samodzielna, a kreatywność pozwala mi na czytanie między wierszami – ale nie jestem wszystkowiedząca. Nikt nie jest. O swoich wymaganiach, oczekiwanych efektach a nawet wizjach należy mówić wprost. Nie jestem jasnowidzem i żaden pracownik, szczególnie na początku współpracy, nie domyśli się czego chcemy jeśli nie powiemy mu o tym. Wiem, że czasami nie umiemy sprecyzować wymagań, ale lepiej nakreślić coś, choćby ogółami, niż nie mówić nic a potem być rozczarowanym.

Po trzecie: Zaufanie

Nawet w biurze, na etacie, żaden szef nie stoi 8 godzin nad pracownikiem i nie pilnuje go, czy ten aby wykonuje swoje zadania, czy surfuje w sieci. Jeśli umawiacie się na rozliczenie godzinowe, to zaufaj. Szybko przekonasz się, czy pracownik „naciąga” czas i oszukuje. To naprawdę da się zweryfikować. Uwierz mi, że większość wirtualnych asystentów i innych freelancerów nie pozwoli sobie na taką wpadkę i popsucie wizerunku. Wzajemne zaufanie to podstawa każdej współpracy, w każdej dziedzinie.

Ja do mierzenia czasu używam aplikacji Toggl, która co do sekundy, jak stoper liczy poświęcony czas na dane zlecenie. Nie wliczam czasu przeznaczonego na naukę, chyba że tak ustalę z Klientem.

Po czwarte: Czytaj umowy i cenniki

Przed rozpoczęciem współpracy, zlecenia zadania, zawsze ustala się warunki pracy i cenę. Nie bądź zaskoczony fakturą, szczególnie po tym jak to zadanie już zostało wykonane, przyjęte i zaakceptowane.

Kilkukrotnie spotkałam się ze zdziwieniem, że coś kosztowało więcej lub mniej niż się spodziewano. Niestety, raz, nie zapłacono mi za wykonaną pracę, ponieważ w międzyczasie Klientka dostała tańszą propozycję. Nie poinformowała mnie o tym, ale pozwoliła dalej pracować i summa summarum skończyło się co najmniej nieprzyjemnie.

Zawsze możesz poprosić o szczegółowe rozliczenie – ile i za jakie zadanie płacisz.

Po piąte: Zlecaj i rozwijaj się!

Większość moich Klientów mówi mi, że zadają sobie pytania „jak mogli wcześniej na to nie wpaść, by podjąć tego typu współpracę?”. Rozwiń więc skrzydła, zlecaj i deleguj! Powodzenia!

 

Uważasz ten wpis za wartościowy ? Podziel się nim i udostępnij! Zostaw też komentarz, jeśli masz ochotę.

 

 

Posted on 7 lipca 2017 in dla przedsiębiorców, współpraca

Back to Top

Ta strona korzysta z plików cookie, aby zapewnić Ci jak najlepsze wrażenia z przeglądania. Jeśli wyrażasz zgodę zaakceptuj. Więcej informacji.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close